新入社員や転職をして慣れない職場で外からかかってきた電話を取るのは結構勇気が入りますよね？
聞き違いやよく聞き取れなかったりと不安材料が多く、電話恐怖症になる人も多くいます。「誰でも最初はそうだよ」と言われてもやっぱりドキドキします。
そんな時はメモの取り方ひとつで解決する場合があります。そこで今回は新入社員が電話の内容をメモする時のコツを紹介します。これで電話も怖くなくなりますよ。
電話の内容をメモする時のコツは3つ
誰しも慣れない職場で、電話を取るのは不安です。そこで電話がかかってきたらメモを取るようにします。
これは社会人として当たり前のことなんですが・・・。それと手を動かしてメモを取ることにはたくさんのメリットがあります。
まず、書くことことにより覚え易くなります。それに記録を残すことで後に内容をまとめやすくなります。
さらにさらに、話に集中できます。
しかし、メモを取ると言ってもコツがあるんですね。メモに夢中になり対応がお粗末になっては本末転倒です。
ではそのコツとはどのようなことか見ていくことにしましょう。
メモは要点だけを書く
話の内容をすべてメモしようとしないでポイントだけを抑えるようにしましょう。仕事の電話であればメモする項目は下のように大体決まっているものです。
- 電話の取次ならば、
- 相手先
- 担当者（電話をかけてきた人）
- 誰に繋ぐのか？
たったこれだけです。
例、
お世話になっています。
丸々商事の渡部と申しますが、資材の高橋課長いらっしゃいますか？
この場合はメモはこのように取ります。
| マル2ショージ ワタベ様 ——————– シザ タカハシ-カ1015（10時15分） |
このように自分でわかる略語を決めておくと便利です。
ブ・・・部長
カ・・・課長
カカ・・係長
メモする（書くことに）ことに集中しすぎない
メモが目的ではありませんので、相手の話に集中して聞きます。メモはあくまでも念のための位置づけです。
メモに集中しすぎて、沈黙が続くことがないようにしましょう。^^;
聞きにくかったり、メモが合っているかどうか不安な場合は復唱して確認すればいいんです。
メモはカタカナで
メモは漢字よりもカタカナで書いたほうが早く書くことができます。
特に担当者が不在の時は、代わりに要件を聞くことになります。なので、早く正確に書けるということは大切なことなのです。
電話の最後に復唱して相手に確認すると間違いが少なくなります。
伝言メモ用紙は自分のオリジナルを作っておく
電話での伝言はオリジナルの伝言メモを作っておくと便利ですよ。無料のテンプレートもありますのでそれを自分に合った内容に直して使うのもいいですね。
無料でダウンロードできるサイトを紹介しますね。
【KOKUYO】
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/#H312
【社内で使うビジネス関連のフリーテンプレート】
https://freetemplate-download.com/template/dengonmemo.html
なお、メモを使う場合はセロテープで止めないで、剥がれるノリを使って不在者のデスクなどに貼り付けておきましょう。
電話のメモはノートに走り書きでOK
オリジナルテンプレートをおすすめしましたが、電話を聞きながらのメモ取りは専用ノートに書き殴りで書いておいて、電話が終わったら伝言メモに書き写すといいですよ。
専用ノートに書いておくと後々まで残るので、万が一メモを紛失したときでも確認することができます。
聞き取れない時の対処法
相手によっては電話で聞き取りにくい人っていますよね？そんな時の確認方法は「タカサカ様のサカは大阪のサカでよろしいでしょうか？」と、このように聞くといいでしょう。
違う場合は「いや、タサカです」と言ってくれますので確認できます。
こちらの記事でも書いています。ぜひご覧ください。
伝言メモの役目は相手に伝わって初めて終わる
伝言メモは、デスクに貼り付けて終わりではありません。不在者がそのメモを読んで理解して初めて終わるものです。
間違って読んだつもりで捨ててしまったりする場合もあります。そんな時は専用ノートが役に立ちます。
なのでノートは済んだものはチェックマークを入れるとか、横線や☓で消すくらいにしておきましょう。間違っても消しゴムで消すようなことはしないで下さいね。
ノートは100均で買えますからそこはケチるとこではありません。^^
まとめ
メモの取り方のコツはたった3つ。
- 要点だけを書く
- 書くことに夢中にならない
- メモはカタカナで書く
自分専用の伝言メモを作っておくと便利。さらに専用ノートがあれば記録が残って役に立つ場合がある。
復唱することを心がける。
新入社員の時は多かれ少なかれ、だれでも間違えます。いかに早く慣れるかがミソです。慣れればあんなに怖かった電話でも普通に対応できるようになりますよ。
今のうちにたくさん間違えて一つひとつクリアーして行きましょう。
大丈夫！きっとできますから。
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